Regime de caixa no Simples Nacional é uma escolha que impacta diretamente o fluxo de caixa, a carga tributária e a gestão contábil de empresas prestadoras de serviços, como academias. Neste artigo, analisamos de forma detalhada essa opção, especialmente para estabelecimentos com faturamento anual em torno de R$ 240.000,00.
Aspectos Contábeis da Atividade de Academia
Empresas do setor de academias apresentam características operacionais que influenciam diretamente a escolha do regime tributário. A seguir, destacamos os principais elementos contábeis e financeiros desse modelo de negócio:
Aspecto
Impacto Contábil
Recebimento Antecipado
Mensalidades anuais ou semestrais afetam a apuração por competência.
Inadimplência
Setor apresenta inadimplência média superior a 15% (ACAD Brasil).
Sazonalidade
Picos de vendas em janeiro e maio; baixa procura em dezembro.
Custos Fixos
Equipamentos, manutenção e folha são os maiores compromissos mensais.
Regime de Caixa no Simples Nacional: Vantagens Técnicas
Ao optar pelo regime de caixa no Simples Nacional, a apuração dos tributos se dá com base no efetivo recebimento das receitas. Para academias, essa modalidade proporciona vantagens operacionais e tributárias relevantes.
Benefícios contábeis e fiscais
Benefício
Descrição
Gestão do fluxo de caixa
Evita pagamento de impostos sobre mensalidades não recebidas.
Redução de carga tributária
Com inadimplência elevada, há economia entre 8% e 12% ao ano.
Simplicidade operacional
O acompanhamento é feito com base nas entradas financeiras.
Flexibilidade financeira
Melhor uso do capital de giro e recursos para reinvestimentos.
Conforme o § 2º do art. 18 da Lei Complementar nº 123/2006, a empresa pode optar entre o regime de competência ou de caixa, sendo essa escolha válida por todo o ano-calendário.
Regime de Competência: Quando Considerar
No regime de competência, os tributos são calculados com base na receita auferida, independentemente do recebimento. Algumas academias podem considerar esse regime para fins de planejamento mais previsível e acompanhamento gerencial rigoroso.
Vantagem
Aplicabilidade
Previsibilidade tributária
Ideal para academias com recebimentos regulares e baixa inadimplência.
Gestão baseada em competência
Oferece visão mais realista da performance contábil mensal.
Essa opção exige maior estrutura contábil e controles internos mais sofisticados, com acompanhamento detalhado de provisões e receitas a receber.
Implementação Contábil do Regime de Caixa
Para garantir conformidade legal e eficácia na aplicação do regime de caixa, algumas medidas operacionais e contábeis são essenciais:
Procedimento
Recomendação
Controle de recebimentos
Utilização de sistemas integrados à contabilidade financeira.
Documentação fiscal
Notas fiscais e comprovantes devem estar organizados por data de pagamento.
Apuração mensal
Definir rotinas fixas para conferência das entradas e geração do PGDAS-D.
Assessoria contábil
Garantir alinhamento com as obrigações acessórias da Receita Federal.
Considerações Técnicas
Para academias com receita mensal média de R$ 20.000,00 e estrutura enxuta, o regime de caixa no Simples Nacional tende a ser mais eficaz do ponto de vista contábil e tributário. Sua adoção proporciona:
Critério
Resultado
Inadimplência elevada
Evita recolhimento de impostos sobre receitas não recebidas.
Capital de giro
Mais recursos disponíveis para manutenção e expansão.
Custos contábeis
Redução da complexidade e economia operacional.
É fundamental que a escolha entre regimes seja feita no início do exercício fiscal, respeitando o disposto na Resolução CGSN nº 140/2018, e que se mantenha durante todo o ano. Mudanças não são permitidas dentro do mesmo período-base.
O acompanhamento contábil especializado é indispensável para garantir a correta apuração de tributos, o cumprimento das obrigações acessórias e a eficiência da gestão tributária no Simples Nacional.