Usualmente referimos que a empresa que efetua o pagamento dos salários (sócio, funcionários e autônomos) dentro do próprio mês (até o dia 30), utiliza-se do \"Regime Competência\". Já a empresa que efetua o pagamento dos salários até o 5º dia útil do mês subsequente, utiliza-se o \"Regime Caixa\".

No entanto, quem rege o cálculo do Imposto de Renda é o Regulamento do Imposto de Renda é o Decreto nº 9.580/18.

Segundo este Decreto, o fato gerador do imposto de renda é a data do pagamento (sócio, funcionários e autônomos). Portanto, você deverá observar a data de pagamento dos salários, para definir o regime correto, a fim de evitar a apuração incorreta do imposto de renda, pois informar o regime incorreto no sistema fere o princípio da primazia da realidade dos fatos, o que poderá ocasionar reclamatória trabalhista pela apuração do imposto de forma incorreta e até fiscalização, com cobrança de valores em atraso, pois em virtude de erro na apuração do imposto de renda, a composição da base de cálculo está sendo apurada de forma errada.

Fundamento Legal:

Regulamento do Imposto de Renda - Decreto nº 9.580, de 22 de novembro de 2018

Art. 677...

[...]

§ 1º O imposto de que trata este artigo será calculado sobre os rendimentos efetivamente recebidos em cada mês, observado o disposto no parágrafo único do art. 34 (Lei nº 9.250, de 1995, art. 3º, parágrafo único).

§ 2º O imposto sobre a renda será retido por ocasião de cada pagamento e se, no mês, houver mais de um pagamento, a qualquer título, pela mesma fonte pagadora, será aplicada a alíquota correspondente à soma dos rendimentos pagos à pessoa física, ressalvado o disposto no § 1º do art. 776, deduzido o imposto anteriormente retido no próprio mês (Lei nº 7.713, de 1988, art. 7º, § 1º; e Lei nº 8.134, de 1990, art. 3º).

§ 3º O valor do imposto sobre a renda retido na fonte durante o ano-calendário será considerado redução do apurado na declaração de ajuste anual, ressalvado o disposto no art. 700 (Lei nº 9.250, de 1995, art. 12, caput, inciso V).

Art. 678. O adiantamento de rendimentos correspondentes a determinado mês não ficará sujeito à retenção, desde que os rendimentos sejam integralmente pagos no mês a que se referirem, momento em que serão efetuados o cálculo e a retenção do imposto sobre o total dos rendimentos pagos no mês. (grifo nosso: regime competência)

§ 1º Se o adiantamento referir-se a rendimentos que não sejam integralmente pagos no mês a que se referirem, o imposto sobre a renda será calculado de imediato sobre esse adiantamento, ressalvado o rendimento de que trata o art. 700. (grifo nosso: regime caixa)

§ 2º Para fins de incidência do imposto sobre a renda, serão considerados adiantamentos os valores fornecidos ao beneficiário pessoa física, mesmo a título de empréstimo, quando não haja previsão cumulativa de cobrança de encargos financeiros, forma e prazo de pagamento.

Regime Competência X Regime Caixa

Conferência mensal dos pagamentos para evitar diferenças no informe de rendimentos